Comment configurer un email professionnel avec Gmail et G Suite

Après avoir créé un site web, la première chose dont tout propriétaire d’entreprise a besoin est une adresse électronique professionnelle avec le nom de son entreprise.
Une adresse électronique professionnelle vous aidera à gagner la confiance de vos clients.

G Suite est la suite de productivité de Google qui vous permet d’utiliser Gmail avec votre propre adresse électronique professionnelle. Dans cet article, nous vous montrerons comment configurer une adresse électronique professionnelle personnalisée avec Gmail et G Suite.

Qu’est-ce qu’une adresse électronique professionnelle ?

Une adresse électronique professionnelle est celle qui contient le nom de votre entreprise. Par exemple, jonathan@fitnessclub.com est une adresse électronique professionnelle.

Les emails gratuits comme : jonathan.coach@gmail.com ne sont pas très bien pour les entreprises puisqu’ils n’ont pas l’air professionnels. Vos clients et les autres entreprises trouveront un email professionnel plus fiable.

Pour une adresse électronique professionnelle, vous aurez besoin d’un nom de domaine et d’un site web.
Si vous avez déjà un nom de domaine et un site web, vous êtes prêt à avoir votre propre email professionnel.

Pourquoi utiliser la suite G pour une adresse email professionnelle ?

Vous vous demandez peut-être pourquoi utiliser G Suite alors que la plupart des hébergeurs WordPress proposent des comptes de messagerie illimités avec votre propre nom de domaine ?

Le courrier électronique est l’un des outils de communication les plus importants pour les propriétaires d’entreprises. Si vous manquez un courriel important, cela peut nuire à votre entreprise.

La plupart des serveurs de courrier électronique des hébergeurs sont peu fiables, restrictifs, isolés et moins sûrs. Vous ne pouvez même pas savoir si le courriel que vous avez envoyé a bien été livré.

C’est là qu’interviennent G Suite et Gmail.

Gmail est le leader du secteur de la messagerie électronique avec 1,5 milliard d’utilisateurs actifs par mois. G Suite est la suite d’applications de productivité de Google pour les propriétaires d’entreprises, qui comprend Gmail et est déjà utilisée par plus de 4 millions d’entreprises et 80 millions d’étudiants/éducateurs.

G Suite fonctionne avec votre propre nom de domaine, ce qui vous permet d’utiliser Gmail pour créer votre adresse électronique professionnelle.

Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation de G Suite et de Gmail pour une adresse email professionnelle :

  • Une adresse électronique professionnelle sur votre propre domaine.
  • La sécurité et les filtres antispam de Gmail sont solides comme le roc.
  • 30 Go – Doublez la capacité de stockage d’un compte Gmail gratuit.
  • Gérez vos e-mails même lorsque vous êtes hors ligne en utilisant l’application Gmail sur les appareils mobiles.
  • Fonctionne partout : sur le web, les téléphones portables, les tablettes, etc.
  • Fonctionne parfaitement avec Outlook et peut même synchroniser d’anciens comptes Outlook.
  • Chaque utilisateur peut avoir jusqu’à 30 alias de messagerie.
  • Utilisez Google Agenda, Google Hangouts pour le chat, la vidéo et les appels vocaux sur votre propre adresse e-mail professionnelle.
  • Pas de publicité et une assistance professionnelle 24h/24 et 7j/7 quand vous avez besoin d’aide.
  • Fonctionne en toute transparence avec votre site WordPress.
  • Et surtout, une grande facilité de livraison, pas de retard, pas de dossier de courrier indésirable.

Maintenant que vous savez pourquoi il est important d’utiliser G Suite pour les courriels professionnels, voyons comment configurer une adresse électronique professionnelle de marque avec G Suite.

Note : nous utilisons G Suite pour toutes nos adresses électroniques professionnelles et pouvons honnêtement dire que c’est la meilleure solution.

Configuration d’un email professionnel avec Gmail (G Suite)

Vous devez d’abord vous inscrire pour obtenir un compte G Suite.

Cela coûte environ 5€ par mois pour chaque utilisateur. G Suite propose également un essai gratuit de 14 jours, qui vous permet de tout tester avant de vous décider. En gros, il s’agit de toutes les fonctionnalités puissantes auxquelles vous êtes habitué de Gmail, Drive, Calendar, etc. (mais maintenant c’est pour votre entreprise).

Il vous suffit de vous rendre sur le site web de G Suite et de cliquer sur le bouton Démarrer sur l’offre que vous souhaitez utiliser.

Tarif de G Suite

Ensuite, vous devez saisir votre raison sociale, le nombre d’employés et le pays où vous êtes situé. Vous pouvez choisir de n’avoir qu’un seul compte utilisateur ou de choisir le nombre d’employés.

Mise en route Gsuite

Cliquez sur le bouton suivant pour continuer.

À l’étape suivante, il vous sera demandé de saisir vos coordonnées personnelles, notamment votre nom et votre adresse électronique.
Ensuite, il vous sera demandé de choisir un nom de domaine. Si vous avez déjà un nom de domaine, cliquez sur Oui, j’en ai un que je peux utiliser. Sinon, cliquez sur Non, j’en ai besoin pour enregistrer un nom de domaine.

Si vous devez enregistrer un nouveau nom de domaine, vous serez facturé séparément pour l’enregistrement d’un nouveau nom de domaine.

Si vous utilisez un nom de domaine existant, vous devrez alors vérifier la propriété du nom de domaine. Nous vous montrerons comment faire plus loin dans cet article.

Dans l’étape suivante, il vous sera demandé de créer votre compte utilisateur G Suite en saisissant un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Ce nom d’utilisateur sera également votre première adresse électronique professionnelle, vous devez donc choisir un nom d’utilisateur que vous souhaitez utiliser comme adresse électronique professionnelle.

Vous avez maintenant créé votre compte G Suite. Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton Aller aux paramètres.

Dans l’écran de configuration, il vous sera demandé d’ajouter d’autres personnes à votre compte. Si vous souhaitez créer d’autres comptes pour vos employés ou vos services, vous pouvez le faire ici.

Vous pouvez également cliquer sur  J’ai ajouté toutes les adresses électroniques des utilisateurs et cliquer sur le bouton suivant.

N’oubliez pas que vous pouvez toujours ajouter d’autres utilisateurs à votre compte et créer leurs adresses électroniques plus tard si nécessaire.

Ajouter des utilisateurs Gsuite

Si vous avez enregistré votre nom de domaine ailleurs, il vous sera alors demandé de vérifier votre propriété du nom de domaine.

Ensuite, vous verrez un extrait de code HTML que vous devrez ajouter à votre site web.

Il existe également d’autres moyens de vérifier la propriété de votre site web. Vous pouvez télécharger un fichier HTML sur votre site web en utilisant un client FTP ou une application de gestion de fichiers dans le tableau de bord de votre compte d’hébergement.

Si vous n’avez pas de site web, vous pouvez également utiliser la méthode MX Record. Vous verrez les instructions étape par étape pour le faire une fois que vous aurez choisi cette méthode.

Pour les besoins de ce tutoriel, nous supposons que vous avez déjà un blog WordPress, et nous vous montrerons comment ajouter le code HTML de vérification dans WordPress.

Passez à la zone d’administration de WordPress dans un nouvel onglet du navigateur pour installer et activer le plugin Insert Header And Footers. Pour plus de détails, consultez notre guide étape par étape sur la façon d’installer un plugin WordPress.

Après l’activation, allez à la page Paramètres >> Insert Headers and Footers et collez le code HTML que vous avez copié de G Suite dans la section Scripts in Header.

Vérification pour Gsuite

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer pour enregistrer vos paramètres.

Revenez ensuite à l’écran de configuration de votre G Suite et cliquez sur la case à cocher J’ai ajouté le meta tag à ma page d’accueil.

Vérifier son domaine Gsuite

Ensuite, il vous sera demandé de saisir les enregistrements MX pour votre nom de domaine.

Note : Vous ne devez ajouter des enregistrements MX que si vous avez un nom de domaine et un site web existants. Les utilisateurs qui ont enregistré leur nom de domaine via Google n’ont pas besoin d’ajouter d’enregistrements MX.

Comme votre nom de domaine n’est pas enregistré auprès de Google, vos courriels atteindront votre nom de domaine, mais pas les serveurs de Google.

Vous devrez configurer les bons enregistrements MX dans les paramètres de votre nom de domaine, afin que les serveurs de Google puissent envoyer et recevoir des e-mails pour votre entreprise.

Pour ce faire, vous devrez vous connecter à votre compte d’hébergement web ou à votre compte de registraire de domaine.

Nous vous montrerons comment ajouter des enregistrements MX dans Bluehost, mais le concept de base est le même sur tous les hôtes et bureaux d’enregistrement de domaines. En gros, vous devrez rechercher les paramètres DNS sous votre nom de domaine.

Connectez-vous à votre tableau de bord d’hébergement Bluehost et cliquez sur Domaines. Sur la page suivante, sélectionnez votre nom de domaine et cliquez sur le lien Gérer à côté de l’option Editeur de zone DNS.

Paramètre nom de domaine Bluehost

Bluehost va maintenant ouvrir votre éditeur de zone DNS. Vous devez revenir à l’écran de configuration de votre G Suite et cocher la case  J’ai ouvert le panneau de contrôle de mon nom de domaine.

Il vous montrera alors les enregistrements MX que vous devez entrer. Vous verrez également un lien vers la documentation qui vous montre comment ajouter ces enregistrements à des dizaines de fournisseurs d’hébergement et de services de domaine.

Voici comment vous ajouterez ces informations à vos paramètres DNS Bluehost :

Cliquez sur le bouton Ajouter un enregistrement pour l’enregistrer. Ensuite, répétez le processus pour ajouter les cinq lignes en tant qu’enregistrements MX.

Une fois que vous avez terminé, retournez à la configuration de la suite G et cochez la case située à côté de J’ai créé les nouveaux enregistrements MX.

Il vous sera demandé de supprimer tous les enregistrements MX existants qui pointent encore vers votre hébergement de site web ou votre bureau d’enregistrement de nom de domaine.

Pour ce faire, vous devez revenir à votre éditeur de zone DNS et faire défiler la section des enregistrements MX. Vous verrez les enregistrements MX que vous avez créés précédemment ainsi qu’un enregistrement MX plus ancien pointant toujours vers votre site web.

Cliquez sur le bouton de suppression à côté de l’ancien enregistrement MX pour le supprimer.

Ensuite, revenez à l’écran de configuration de la suite G et cochez la case J’ai supprimé les enregistrements MX existants.

Il vous sera alors demandé de sauvegarder vos enregistrements MX. Pour certains fournisseurs, une fois que vous avez ajouté des enregistrements MX, ils sont déjà sauvegardés, pour d’autres, vous devrez peut-être les sauvegarder manuellement.

Une fois que vous avez enregistré les enregistrements MX, cochez la case J’ai enregistré les enregistrements MX dans la configuration de G Suite.

Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton Vérifier le domaine et l’email pour quitter l’assistant de configuration.

Utilisation de votre messagerie professionnelle avec G Suite et Gmail

Votre compte de courrier électronique fonctionne comme n’importe quel autre compte Gmail. Vous pouvez y accéder en vous rendant sur le site web de Gmail et en vous connectant avec votre adresse électronique, par exemple jonathan@votrenomdedomaine.com.

Vous pouvez également gérer votre compte G Suite en vous rendant dans la console d’administration.

Tableau de bord GsuiteC’est là que vous pouvez ajouter/supprimer de nouveaux utilisateurs à votre nom de domaine. Chacun de vos utilisateurs disposera de 30 Go de stockage et des mêmes fonctionnalités, mais ils n’auront pas accès à la console d’administration. Vous pouvez supprimer ces utilisateurs à tout moment.

Dépannage de la configuration du domaine G Suite

Il est probable que votre hébergeur n’utilise pas un tableau de bord comme celui que nous avons montré dans les captures d’écran ci-dessus.

G Suite dispose d’une documentation détaillée pour de nombreux fournisseurs de services d’hébergement web et d’enregistrement de domaines. Visitez, configurez la page MX records et localisez ensuite votre bureau d’enregistrement de domaine ou votre hébergeur web dans la liste.

Nous espérons que cet article vous a aidé à configurer une adresse mail professionnelle avec G Suite et Gmail. Vous pouvez également consulter notre liste de plus de 19 outils Google gratuits que tout blogueur WordPress devrait utiliser.

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